Dokumentacja pracownicza 2024 podsumowanie zmian – najnowsze stanowiska i wytyczne MRPiPS, PIP, UODO i wzory dokumentów.

1. Dla każdego uczestnika wzory dokumentów:
   • Umowa o pracę,
   • Informacja o warunkach zatrudnienia z art. 29 kp.
   • Wniosek o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy,
   • Polecenie wykonania pracy zdalnej,
   • Oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych (…),
   • Wniosek o pracę zdalną - art. 67¹⁹§6 kp.,
   • Wniosek o wykonanie pracy zdalnej okazjonalnej,
   • Oświadczenie bhp – praca zdalna,
   • Informacja o wprowadzeniu kontroli trzeźwości,
   • Wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego lub jego części art. 182 (1d) k.p.
   • Wniosek o udzielenie zwolnienia z powodu działania siły wyższej,
   • Wniosek o urlop opiekuńczy,
   • Oświadczenie – zgoda z art. 178 §2 kp.
2. AKTA OSOBOWE PO ZMIANACH
   1. Zmiany dotyczące zawierania umów o pracę
      1. nowe zasady zawierania i rozwiązywania umów na okres próbny,
      2. zmiany w zakresie umów na czas określony,
      3. wniosek pracownika o zmianę niektórych warunków zatrudnienia,
      4. obligatoryjne obniżenie wymiaru etatu,
      5. zatrudnienie w niepełnym wymiarze – nowe zasady,
      6. uzasadnienie wypowiedzenia – zmiany dotyczące umów na okres próbny i na czas określony.
   2. Informacja o warunkach zatrudnienia
      1. zasady przekazywania pracownikom i pobieranie potwierdzeń,
      2. przechowywanie dowodów przekazania lub otrzymania drogą mailową,
      3. pełna treść informacji z uwzględnieniem zmian,
      4. uzupełnienie informacji i informowanie pracowników przy zmianie stanu faktycznego,
      5. informacja dla oddelegowanych za granicę,
      6. informacja z art. 29 Kodeksu pracy przy pracy zdalnej.
   3. Dokumenty dotyczące pracy zdalnej
      1. zasady tworzenia dokumentacji dotyczącej pracy zdalnej – obowiązek czy uprawnienie,
      2. indywidualne porozumienie w aktach osobowych,
      3. oświadczenia pracownika,
      4. polecenie pracodawcy i jego odwołanie,
      5. wnioski o pracę zdalną,
      6. dokumentacja dotycząca bhp i ochrony danych osobowych oraz ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej,
   4. Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości
      1. wprowadzenie kontroli trzeźwości do regulaminu pracy,
      2. inne formy wprowadzenia kontroli w zakładzie,
      3. potwierdzenie zapoznania z informacją o wprowadzaniu kontroli,
      4. nowa część akt osobowych (część E),
      5. wyniki badania/kontroli trzeźwości w aktach,
      6. polecenie zaprzestania pracy – odsunięcia od pracy, notatki pracodawcy,
      7. oświadczenie o rozwiązaniu lub wypowiedzeniu umowy o pracę.
   5. Dokumenty związane z korzystaniem z uprawnień związanych z rodzicielstwem
      1. dokumentacja odbierana drogą mailową,
      2. odbieranie wniosków pracownika za pośrednictwem skrzynki mailowej – zasady,
      3. odpowiedzi na wnioski wysłane mailem,
      4. wniosek o urlop wychowawczy, rodzicielski lub jego części,
      5. wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy,
      6. wniosek o przeliczenie wysokości zasiłku.
   6. Nowe dokumenty (wnioski) składane przez pracownika i odpowiedzi pracodawcy
      1. wniosek o zmianę warunków zatrudnienia,
      2. wniosek o zastosowanie elastycznej organizacji czasu pracy,
      3. zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej,
      4. urlop opiekuńczy,
      5. wniosek o wskazanie przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy na okres próbny i odpowiedz pracodawcy,
      6. wniosek pracownika o bardziej przewidywalne warunki zatrudnienia (zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy, możliwość awansu) oraz propozycja odpowiedzi pracodawcy,
3. NOWE DOKUMENTY W DOKUMENTACJI W SPRAWACH ZWIĄZANYCH ZE STOSUNKIEM PRACY
   1. ewidencja czasu pracy przy pracy zdalnej (hybrydowej i okazjonalnej),
   2. potwierdzanie obecności na stanowisku pracy i lista obecności w modelu hybrydowym,
   3. zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 8 roku życia nowe oświadczenia, forma i tryb.
   4. wniosek o zastosowanie elastycznej organizacji czasu pracy,
   5. inne dokumenty potwierdzające zapisy w ewidencji czasu pracy.
4. ŚWIADECTWO PRACY PO ZMIANACH
   1. informacja o wykorzystanych dniach pracy zdalnej,
   2. zwolnienie z powodu działania siły wyższej,
   3. urlop opiekuńczy,
   4. wykazywanie urlopu rodzicielskiego,
   5. okresy nieskładkowe.
5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA NARUSZENIE PRZEPISÓW
6. PYTANIA I ODPOWIEDZI m.in
   1. Czy każdy wniosek – dokument może być złożony w wersji elektronicznej?
   2. Kopia, odpis, oryginał czy duplikat – co przechowywać w aktach i co wydawać?
   3. Czy pracodawca może pobierać opłatę za wydanie kopii umowy, świadectwa czy ewidencji czasu pracy?
   4. Czy należy zakładać część E akt osobowych?
   5. Gdzie przechowywać dokumenty zgłoszeniowe ZUS, PPK i rozliczenia z US ?
   6. Gdzie przechowywać orzeczenie o niepełnosprawności a gdzie zajęcia komornicze i korespondencję z komornikiem?
   7. Na jakich warunkach pracodawca może połączyć dokumentację pracowniczą z różnych okresów zatrudnienia pracownika ponownie przyjmowanego do pracy?

W trakcie szkolenia w sposób szczegółowy zostaną omówione zasady dotyczące zakresu, sposobu i warunków prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej. Omówione zostaną również najnowsze zmiany prawa pracy, które wprowadziły obowiązek uzupełnienia lub zmiany dokumentacji pracowniczej.Szkolenie uwzględnia aktualny stan prawny oraz najnowsze stanowiska Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, Państwowej Inspekcji Pracy oraz Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

1. Wykładowca przeanalizuje ze uczestnikami sposób formułowania treści dokumentów związanych z zatrudnieniem, zwracając uwagę na trudniejsze elementy m.in.
   1. zasady formułowania zapisów i oświadczeń,
   2. wpływ zmian na obowiązki pracodawców, terminy oraz odpowiedzialność,
   3. prawidłowe tworzenie i gromadzenie dokumentów stanowiących składową część ewidencji czasu pracy,
   4. najnowsze zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej (w tym akt osobowych) wynikające z nowelizacji przepisów Kodeksu pracy i wdrożenia dyrektyw UE,
   5. dokumentację związaną z kontrolą trzeźwości i kontrolą na obecność w organizmie środków działających podobnie jak alkohol oraz pracą zdalną.