Nowe obowiązki pracodawcy w zakresie teczek osobowych pracowników po zmianach w 2023 roku: szczegółowa informacja o warunkach zatrudnienia oraz akta osobowe, część E akt osobowych
1. Jakich dokumentów/danych może żądać pracodawca od kandydata do pracy:
- Zakres danych i informacji, których podania można wymagać w takim kwestionariuszu (stanowiska UODO i ministerstwa pracy),
- Zmiana katalogu danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę oraz od pracownika.
- Nowy obowiązek oceny przez pracodawców, czy wszystkie z gromadzonych danych konieczne są do celu, jakim jest zatrudnienie osoby na określonym stanowisku.
- Zgoda na przetwarzanie innych danych osobowych, brak zgody lub jej wycofanie, a konsekwencje dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
- Informowanie kandydatów do pracy i pracowników o przetwarzaniu ich danych osobowych
- Kiedy pracodawca może zatrudnić pracownika bez konieczności przeprowadzenie badań profilaktycznych
- Badania wstępne profilaktyczne można skierować przed podpisaniem umowy o pracę czy po
- Szkolenie wstępne ogólne bhp a podpisanie umowy, kiedy należy je przeprowadzić
- Sytuacje, w których można przyjąć do pracy pracownika bez przeprowadzania wstępnych badań profilaktycznych – rodzaj i postać dokumentów, jakie należy w związku z tym zgromadzić,
- Jak należy przechowywać dokumentację rekrutacyjną i kto ma do niej dostęp?
- Co zrobić z dokumentacją rekrutacyjną kandydata zatrudnionego do pracy, a co z pozostałymi?
- Czy można przechowywać CV w części a akt osobowych pracownika?
- Co zrobić w CV nadesłanymi pocztą lub przez e-mail jeżeli zakład nie prowadzi rekrutacji na wolne stanowiska pracy?
2. Dane i dokumenty pozyskiwane od pracownika:
- Zakres danych, których pracodawca może żądać na potrzeby realizowania stosunku pracy z uwzględnieniem:
- Jakie dane może zawierać kwestionariusz danych osobowych pracownika,
- Poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo (stanowisko MRPiPS i UODO),
- Ograniczenie danych osobowych przetwarzanych przez pracodawcę o pracowniku – nowelizacja kp,
- Konieczność modyfikacji kwestionariuszy osobowych, ofert pracy, informacji o naborach itp.
- Zbieranie od pracowników dodatkowych danych osobowych za zgodą – uwaga na zasady konkretności i jednoznaczności zgody!
- Wzory zgód udzielanych przez pracowników na przetwarzanie danych związanych z: numerem telefonu, zdjęciem na potrzeby identyfikatora, prywatnym adresem email itd.
- Czy można odbierać od pracownika dane, czy jest on niepełnosprawny?
- Jakie dane pracodawca może legalnie zgłosić do ZUS, co wypełniać w ZUS ZUA?
3. Wybór formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej w tym akt osobowych papierowa czy elektroniczna – najważniejsze zagadnienia praktyczne:
- Akta osobowe – czy można prowadzić jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej
- Kiedy i jaka dokumentację pracowniczą może pracodawca prowadzić jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej,
- Obowiązki pracodawcy w przypadku zmiany prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie, obowiązek informacyjny i termin realizacji
- Zasady postępowania w przypadku nieterminowego odbioru dokumentacji pracowniczej
- Obowiązek informacyjny pracodawcy w stosunku do pracowników i byłych pracowników w przypadku zmiany formy prowadzenia akt osobowych
- W jakim terminie pracownicy i byli pracownicy, mogą odebrać dokumentację (akta osobowe) prowadzone w wersji przed zmianą
- Digitalizacja dokumentacji pracowniczej i przechowywanie metadanych,
4. Dokumenty przechowywane w części A i B akt osobowych – nowe dokumenty w części E:
- Czy w części a akt osobowych przechowujemy świadectwa pracy z poprzednich okresów zatrudnienia pracownika
- Świadectwa pracy dostarczone w trakcie zatrudnienia przechowujemy w części a czy b akt osobowych pracownika
- Czy jest obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej świadczenia pracy zdalnej w aktach osobowych
- Polecenie pracodawcy pracy zdalnej – w aktach osobowych
- Wniosek pracownika o świadczenie pracy zdalnej w aktach osobowych
- Czy dokumenty płacowe przechowujemy w aktach osobowych
- Dokumentacja komornicza w aktach osobowych pracownika czy oddzielnie
- Czy katalog dokumentów w części a i b jest katalogiem zamkniętym
- Dokumenty i dane gromadzone się na potrzeby ustalenia kwoty wolnej od potrąceń (stanowisko UODO) oraz zasady i miejsce przechowywania dokumentów zebranych w związku z potraceniami komorniczymi (stanowisko MRPiPS),
- Dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich, w tym zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników
- Jak często pracownik winien składać oświadczenie o udzielenie opieki nad dzieckiem do lat 14, wniosek przechowujemy w aktach osobowych czy pod ewidencją czasu pracy
- Wniosek o wyrażenie lub niewyrażenie zgody na pracę w godzinach nadliczbowych osób wychowujących dziecko do 4 roku życia w aktach czy pod ewidencją czasu pracy
- Gdzie należy przechowywać deklaracje ZUS oraz dokumenty podatkowe (stanowisko MRPiPS),
- Dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie/dokumenty potwierdzające odbycie kwarantanny lub izolacji (okres ich przechowywania),
- Gdzie należy przechowywać dokumentację PPK i jaki jest okres przechowywania.
5. Dokumenty gromadzone w części c akt osobowych, ze szczególnym omówieniem świadectwa pracy, w tym:
- Jaka dokumentację należy przechowywać w aktach osobowych w związku z ustaniem zatrudnienia pracownika,
- Dokumenty gromadzone w związku z obowiązkiem wydania świadectwa pracy (wnioski o sprostowanie świadectwa pracy, wnioski o uzupełnienie świadectwa pracy, potwierdzenie wysłania świadectwa pracy pocztą),
- Gdzie przechowujemy informację dotyczącą długości przechowywania akt osobowych pracownika po ustaniu stosunku pracy
- Czy jest obowiązek przechowywania informacji dotyczącej niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pomiędzy rozwiązaniem a nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracodawcą
- Dane, które mogą być podawane w świadectwie pracy oraz zasady wydawania świadectwa pracy,
- Zasady prostowania świadectwa pracy (m.in. Zasady postępowania z kopią nowego i kopią starego świadectwa pracy, dokumenty tworzone w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy),
6. Zasady gromadzenia dokumentów w części d akt osobowych (stanowisko MRPiPS), w tym:
- Zasady układania dokumentów, w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany więcej niż jedną karą porządkową,
- Zasady usuwania dokumentów z części d akt osobowych (stanowisko MRPiPS),
- Czy należy kolejno numerować pod części D1,D2 – obowiązek czy dobrowolność pracodawcy
7. Nowa część E akt osobowych:
- Jakie dokumenty należy przechowywać w części E?
- Czy zawsze mamy obowiązek tworzyć 5 – częściowe akta osobowe?
8. Zakres dokumentów wchodzących w skład pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w szczególności:
- Zakres dokumentów wchodzących w skład dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy,
- Wnioski pracownika o udzielenie dni wolnych – z jakiego tytułu
- Gdzie przechowujemy wnioski o udzielenie urlopu okolicznościowego
- Jakie dokumenty dotyczące czasu pracy teraz przechowujemy pod ewidencją czasu pracy, a nie w aktach osobowych
- Czy listy obecności przechowujemy pod ewidencją czasu pracy
- Grafiki, harmonogramy czasu pracy – gdzie i jak długo przechowujemy stanowisko MRPiPS
- Ewidencja czasu pracy miesięczna czy roczna – stanowisko MRPiPS
9. Szczegółowa informacja o warunkach zatrudnienia:
- O jakich dodatkowych informacjach należy poinformować pracownika i co powinno się znaleźć w nowej informacji o warunkach zatrudnienia?
- Czy dla wszystkich pracowników można stworzyć jeden wzór informacji o warunkach zatrudnienia?
- Czy wszyscy pracownicy powinni otrzymać informację do warunków zatrudnienia w nowej wersji?
- Czy informacje o warunkach zatrudnienia należy przekazać w formie papierowej, czy elektronicznej i na jakich zasadach?
- Czy w informacji do umowy można podać zapisy regulaminu tylko w postaci podstawy prawnej?
- Czy w informacji dodatkowej należy wskazać wszystkie składniki wynagrodzenia, czy można odesłać pracownika do zapisów regulaminu wynagradzania?
10. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od daty nawiązania stosunku pracy, w tym:
- Przypadki, gdy dany pracownik będzie miał dwa komplety dokumentacji pracowniczej z różnymi okresami jej przechowywania,
- Jakie dokumenty są umieszczane w „starych” i „nowych” aktach osobowych w przypadku pracowników, których dokumentacja pracownicza podlega dwóm okresom przechowywania zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS,
Cena i Faktura
Cena: 440zł + 23% VAT za uczestnika
Zapłata przelewem na konto następuje do 14 dni po szkoleniu.
Cena zawiera
- Dostęp do platformy ClickMeeting w czasie realizacji szkolenia
- Autorskie materiały szkoleniowe
- Możliwość zadawania pytań wykładowcy na chatcie
- Imienny certyfikaty ukończenia szkolenia
Faktura
- Faktura za udział w szkoleniu zostanie wysłana do Państwa po zajęciach mailem w formacie PDF lub listownie
- Płatności należy dokonać przelewem do 14 dni po szkoleniu.
Proces organizacji szkolenia
- Uczestnik zgłasza się na szkolenie poprzez zgłoszenie online, telefonicznie 531 304 098 lub poprzez kartę zgłoszeniową.
- Uczestnik otrzymuje potwierdzenie o zarejestrowaniu zgłoszenia w systemie.
- Dzień przed szkoleniem uczestnik otrzymuje na wskazany adres e-mail:
- dostęp do webinaru w formie zaproszenia z linkiem
- wskazówki techniczne oraz informacje o szkoleniu
- materiały szkoleniowe w formie elektronicznej
- Uczestnik przed zajęciami loguje się do platformy szkoleniowej poprzez link z zaproszenia.
- Po szkoleniu zostaje wysyłana:
- faktura z terminem płatności do 14 dni po szkoleniu
- certyfikat uczestnictwa emailem (na życzenie pocztą tradycyjna) po zakończonych zajęciach
Certyfikat uczestnictwa w szkoleniu
Każdy uczestnik otrzyma imienny certyfikat po szkoleniu.
Certyfikat uczestnictwa zawiera:
- Ilość godzin szkolenia
- Imię i nazwisko uczestnika
- Datę szkolenia
- Temat szkolenia
- Numer certyfikatu
Grażyna Marszałek
Wykład ciekawy, podstawowe informacje uzyskałam. Troszkę za szybko zmiana slajdów nie mogłam przeczytać co się znajduje w treści. Wykładowca bardzo kompetentny zrozumiale i treściwie przekazuje informacje. Bardzo komunikatywna i cierpliwa osoba. Dziękuję serdecznie za odpowiedzi.
Magdalena Drożdż
Szkolenie bardzo pomocne, zdobyta wiedza będzie niezwykle cenna w naszej pracy. Pani Kalina podczas szkolenia odpowiadała na nasze pytania dzięki temu rozwiała nasze wątpliwości.
Małgorzata Maniak
Szkolenie merytoryczne, prowadzenie szkolenia w sposób profesjonalny, jestem bardzo zadowolona
Beata Kostrzewa
Przekaz merytoryczny bardzo dobry, przystępny sposób przekazu. Sposób prowadzenia szkolenia bardzo mi odpowiadał a przy tym równoległe śledzenie czatu oraz czytanie i odpowiadanie na pytania. Pierwszy raz uczestniczyłam w szkoleniu na Państwa platformie. Pani Kalina Kaczmarek prowadziła szkolenie bardzo profesjonalnie i wykorzystała czas na wszystkie nasze pytania.
ANETA FERDYN
szkolenie prowadzone zrozumiale , profesjonalnie z wyjaśnieniami
Edyta Ścibisz
Pani Kaliny słuchało się bardzo przyjemnie , odpowiadała rzeczowo ,fachowo wiedziała o czym mówi Bardzo chętnie zapisałabym się na kolejne szkolenie prowadzone przez P.Kalinę
Jolanta Pluskota
Dla mnie SUPER. Ogromna wiedza i bardzo przystępny sposób przekazu. Podziwiam umiejętność prowadzenia szkolenia i równoległego śledzenia czatu oraz czytania i odpowiadania na pytania, co nie wytrącało Pani Kaliny z wątku. Pierwszy raz uczestniczyłam w szkoleniu na Państwa platformie i zaczęłam z "wysokiego C" - z pewnością będę śledzić Państwa propozycje i uczestniczyć w kolejnych wydarzeniach. Moja ocena Pani Kaliny Kaczmarek to: profesjonalna, rzeczowa, merytoryczna, a jednocześnie przystępna, odpowiedziała na wszystkie zadane pytania, to był bardzo dobrze wykorzystany czas.
Jadwiga
Szkolenie bardzo merytoryczne,
Mirella Tałaj-Czernych
Szkolenie przeprowadzone w sposób profesjonalny. Język dostosowany do słuchaczy. Wartościowe szkolenie. Dziękuję.
Mirella Tałaj-Czernych
Szkolenie przeprowadzone w sposób profesjonalny. Język dostosowany do słuchaczy. Wartościowe szkolenie. Dziękuję.
Mirella Tałaj-Czernych
Szkolenie przeprowadzone w sposób profesjonalny. Język dostosowany do słuchaczy. Wartościowe szkolenie. Dziękuję.
Iwona Czapczuk
Szkolenie na wysokim poziomie, bardzo dobry przekaz informacji
Ewa Noga
Szkolenie bardzo przydatne, zwłaszcza dla osoby stawiającej pierwsze kroki w równoważnym czasie pracy. Wiedza przekazywana w sposób jasny i klarowny :)
Grażyna Marszałek
Szkolenie ciekawe, poruszane bardzo aktualne i praktyczne tematy. Sposób prowadzenia szkolenia interesujący, zrozumiały oraz kompetentny. Możliwość zadawania pytań wzmacnia zainteresowanie słuchających. Bardzo dziękuję za szkolenie. Miła i dobra atmosfera bez pośpiechu. Będę polecać. Dziękuję
Katarzyna Lasocka
Bardzo dobrze prowadzony wykład. Logicznie, w prosty sposób ale kompetentnie.
Nie realizujemy szkolenia z tej tematyki w chwili obecnej.
Jeżeli interesuje Cię ten temat daj nam znać, a my wyślemy Ci przypomnienie gdy szkolenie z tej tematyki ponownie znajdzie się w naszej ofercie!
Data i godzina szkolenia
- Online
- 14 listopada 2023 r.
- 10:00 - 14:00
Co oferujemy?
- Płatność do 14 dni po szkoleniu
- Imienny certyfikat dla uczestników zawierający informację o ilości godzin szkolenia
- Dostęp do szkolenia online
- 48h dostęp do nagrania po szkoleniu
- Profesjonalnie przygotowane szkolenie
- Możliwość zadawania pytań wykładowcy na chatcie
- Autorskie materiały szkoleniowe
Wioletta Konieczka
Menedżer ds. Szkoleń
Numer telefonu
531 304 098Zapisz się i bądź na bieżąco
Wypełnij formularz, aby być na bieżąco z nowościami z zakresu interesującej Cię branży.