Teczka osobowa pracownika od A do E w 2025 roku - obowiązki pracodawców związane z prowadzeniem akt osobowych
PEWNY TERMIN
- wniosek pracownika o objęcie go ruchomym czasem pracy
- wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika uprawnionego do elastycznej organizacji pracy
- wniosek o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy
- wniosek o udzielenie dodatkowych dni wolnych
- wniosek o zmianę formy zatrudnienia
- wniosek o zastosowanie systemu pracy weekendowej
- wniosek o udzielenie urlopu opiekuńczego
- informacja do umowy o warunkach zatrudnienia
- wniosek o rozwiązanie umowy o pracę
- wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika uprawnionego do elastycznej organizacji pracy
- wniosek o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy
- polecenie pracy zdalnej
- wniosek o uzgodnienia dotyczące wykonywania pracy zdalnej
- świadectwo pracy
- wniosek o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej
- umowa powierzenia danych osobowych
- powierzenie pracownikowi innej pracy
- porozumienie w sprawie stosowania ruchomego czasu pracy
- skierowanie na badania lekarskie
- oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego i zagrożeniami na stanowisku pracy
- oświadczenie o zastosowaniu monitoringu w miejscu pracy
- klauzula informacyjna RODO
- ewidencja godzin wykonywania umowy zlecenia
- deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK
- porozumienie o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w trakcie kolejnego zatrudnienia
- kwestionariusz osobowy dla pracownika
- Jakich dokumentów/danych może żądać pracodawca od kandydata do pracy:
- Zakres danych i informacji, których podania można wymagać w takim kwestionariuszu (stanowiska uodo i ministerstwa pracy),
- Zmiana katalogu danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę oraz od pracownika.
- Nowy obowiązek oceny przez pracodawców, czy wszystkie z gromadzonych danych konieczne są do celu, jakim jest zatrudnienie osoby na określonym stanowisku.
- Zgoda na przetwarzanie innych danych osobowych, brak zgody lub jej wycofanie, a konsekwencje dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
- Informowanie kandydatów do pracy i pracowników o przetwarzaniu ich danych osobowych
- Kiedy pracodawca może zatrudnić pracownika bez konieczności przeprowadzenie badań profilaktycznych
- Kiedy kierujemy kandydata na badania profilaktyczne wstępne przed czy po podpisaniu umowy o pracę
- Szkolenie wstępne ogólne bhp a podpisanie umowy, kiedy należy je przeprowadzić
- Kiedy można przyjąć do pracy pracownika bez przeprowadzania wstępnych badań profilaktycznych – rodzaj i postać dokumentów jakie należy w związku z tym zgromadzić,
- Jak należy przechowywać dokumentację rekrutacyjną i kto ma do niej dostęp?
- Czy w aktach osobowych przechowujemy CV?
- Czy można przechowywać dokumenty nadesłane przez kandydata po zakończonym okresie rekrutacyjnym?
- Co z dokumentami nadesłanymi do pracodawcy przez kandydata w przypadku kiedy nie prowadzimy rekrutacji?
- Dane i dokumenty pozyskiwane od pracownika:
- Zakres danych, których pracodawca może żądać na potrzeby realizowania stosunku pracy z uwzględnieniem:
- Jakie dane może zawierać kwestionariusz danych osobowych pracownika,
- Poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo(stanowisko mrpips i uodo),
- Czy pracodawca może przetwarzać wizerunek pracownika
- Wyrażanie zgody na przetwarzanie danych przez pracownika na podstawie oświadczenia
- Kwestionariusz /oświadczenia pracownika zgodnie z RODO
- Przesłanki zgodnie z RODO legalnego przetwarzania danych pracownika w tym wrażliwych np. orzeczenie o niepełnosprawności?
- Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w tym akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami:
- Akta osobowe – forma prowadzenia papierowa czy elektroniczna
- Kiedy i jaka dokumentację pracowniczą może pracodawca prowadzić jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej,
- Obowiązki pracodawcy w przypadku zmiany prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie, obowiązek informacyjny i termin realizacji
- Obowiązek informacyjny pracodawcy w stosunku do pracowników i byłych pracowników w przypadku zmiany formy prowadzenia akt osobowych
- Kidy pracodawca wydaje kopię dokumentacji a kiedy oryginały ?
- Osoby uprawnione do odbioru dokumentacji pracowniczej , kopii lub oryginału dokumentów?
- Terminu ustawowe odbioru dokumentacji pracowniczej?
- Digitalizacja dokumentacji pracowniczej i przechowywanie metadanych
- Dokumenty przechowywane w części A i B akt osobowych – nowe dokumenty w części E:
- Czy w części a akt osobowych przechowujemy świadectwa pracy z poprzednich okresów zatrudnienia pracownika
- Kiedy należy uzupełnić akta osobowe o dodatkową część E
- Świadectwa pracy dostarczone w trakcie zatrudnienia przechowujemy w części a czy b akt osobowych pracownika
- Czy jest obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej świadczenia pracy zdalnej w aktach osobowych
- Polecenie pracodawcy pracy zdalnej – w aktach osobowych
- Wniosek pracownika o świadczenie pracy zdalnej w aktach osobowych
- Czy dokumenty płacowe przechowujemy w aktach osobowych
- Dokumentacja komornicza w aktach osobowych pracownika czy oddzielnie
- Dokumenty i dane gromadzone się na potrzeby ustalenia kwoty wolnej od potrąceń (stanowisko uodo) oraz zasady i miejsce przechowywania dokumentów zebranych w związku z potraceniami komorniczymi (stanowisko mrpips),
- Dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich, w tym zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników
- Czy w poszczególnych częściach akt osobowych przechowywane są tylko takie dokumenty, jakie są wskazane w rozporządzeniu Ministra Rodzony, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej?
- Czy w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, przechowuje się wyłącznie odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę?
- W której części akt osobowych należy przechowywać – dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej wraz z raportami
- Do której części akt osobowych wkładamy świadectwa pracy dostarczone przez pracownika a nie kandydata
- wniosek o wyrażenie lub nie wyrażenie zgody na pracę w godzinach nadliczbowych osób wychowujących dziecko do 4 lub 8 roku życia w aktach czy pod ewidencją czasu pracy
- gdzie należy przechowywać deklaracji ZUS oraz dokumentów podatkowych (stanowisko MRPiPS),
- dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie/dokumenty potwierdzające odbycie kwarantanny lub izolacji (okres ich przechowywania),
- gdzie należy przechowywać dokumentację PPK i jaki jest okres przechowywania.
- Stanowisko ministerstwa w sprawie przechowywania PIT w aktach osobowych
- Umowy o pracę pracownika po nowelizacji przepisów w 2023 roku
- Dokumenty gromadzone w części c akt osobowych, ze szczególnym omówieniem świadectwa pracy, w tym:
- Jaka dokumentację należy przechowywać w aktach osobowych w związku z ustaniem zatrudnienia pracownika,
- Czy w części C akt osobowych znajdują się wyłącznie oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy?
- Czy świadectwa pracy z poprzednich okresów zgodnie z nowym rozporządzeniem przechowujemy w aktach osobowych, a jak tak to w jakich częściach i od czego jest to uzależnione
- Dokumenty gromadzone w związku z obowiązkiem wydania świadectwa pracy (wnioski o sprostowanie świadectwa pracy, wnioski o uzupełnienie świadectwa pracy, potwierdzenie wysłania świadectwa pracy pocztą),
- Gdzie przechowujemy informację dotyczącą długości przechowywania akt osobowych pracownika po ustaniu stosunku pracy
- Czy jest obowiązek przechowywania informacji dotyczącej niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pomiędzy rozwiązaniem a nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracodawcą
- Świadectwo pracy po nowelizacji przepisów
- Zasady prostowania świadectwa pracy (m.in. Zasady postępowania z kopią nowego i kopią starego świadectwa pracy, dokumenty tworzone w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy)
- Zasady gromadzenia dokumentów w części D akt osobowych (stanowisko mrpips), w tym:
- Zasady przechowywania kar porządkowych wraz z dokumentacją, w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany więcej niż jedną karą porządkową w roku nienagannej pracy
- Obowiązek numeracja części D akt osobowych
- Nowa część E akt osobowych:
- Jakie dokumenty należy przechowywać w części E?
- Czy dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1, E2 i kolejne?
- Zakres dokumentów wchodzących w skład pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w szczególności:
- wnioski urlopowe gdzie je przechowywać
- czy mogą być przechowywane w formie papierowej czy elektronicznej
- jak długo przechowujemy wnioski urlopowe
- zasady udzielania urlopu wypoczynkowego dla pełnoetatowa i niepełnoetatowca
- zasady udzielania urlopu dodatkowego
- wniosek urlopowy o urlop okolicznościowy, urlop bezpłatny – gdzie i jak długo przechowujemy
- dokumentacja dotycząca rejestrowania czasu pracy
- czy muszą być listy obecności
- jak długo należy przechowywać listę obecności – stanowisko ministerstwa
- jakie elementy musi zawierać ewidencja czasu pracy
- co rejestrujemy w ewidencji czasu pracy
- praktyczne aspekty ewidencji czasu pracy
- jakie dokumenty przechowujemy pod ewidencją czasu pracy
- czy dla każdego pracownika musimy prowadzić ewidencję czasu pracy
- jak długo przechowujemy grafiki harmonogramy czasu pracy
- Szczegółowa informacja o warunkach zatrudnienia:
- O jakich dodatkowych informacjach należy poinformować pracownika i co powinno się znaleźć w nowej informacji o warunkach zatrudnienia?
- Czy dla wszystkich pracowników można stworzyć jeden wzór informacji o warunkach zatrudnienia?
- Czy wszyscy pracownicy powinni otrzymać informację do warunków zatrudnienia w nowej wersji?
- Czy informacje o warunkach zatrudnienia należy przekazać w formie papierowej, czy elektronicznej i na jakich zasadach?
- Czy w informacji do umowy można podać zapisy regulaminu tylko w postaci podstawy prawnej?
- Czy w informacji dodatkowej należy wskazać wszystkie składniki wynagrodzenia, czy można odesłać pracownika do zapisów regulaminu wynagradzania?
- Nowe nieobecności pracownicze
- urlop opiekuńczy zasady udzielania urlopu opiekuńczego, gdzie przechowujemy wnioski, zasady udzielania urlopu pracownikowi
- czy pracodawca jest zobowiązany każdorazowo udzielić pracownikowi urlopu opiekuńczego
- Zasady i forma udzielania dni wolnych w związku z siłą wyższą. Czy pracodawca może odmówić udzielenia dni wolnych. Termin udzielenia dni wolnych
- Wynagrodzenia pracownika w trakcie wykorzystywania dwóch dni wolnych w związku z siłą wyższą
- Urlop opiekuńczy a uprawnienia pracownicze
- Urlop opiekuńczy a wysokość wynagrodzenia pracownika
Cena i Faktura
Cena: 399zł + 23% VAT za uczestnika
Zapłata przelewem na konto następuje do 14 dni po szkoleniu.
Cena zawiera
- Dostęp do platformy ClickMeeting w czasie realizacji szkolenia
- Autorskie materiały szkoleniowe
- Możliwość zadawania pytań wykładowcy na chatcie
- Imienny certyfikaty ukończenia szkolenia
Faktura
- Faktura za udział w szkoleniu zostanie wysłana do Państwa po zajęciach mailem w formacie PDF lub listownie
- Płatności należy dokonać przelewem do 14 dni po szkoleniu.
Proces organizacji szkolenia
- Uczestnik zgłasza się na szkolenie poprzez zgłoszenie online, telefonicznie 531 304 098 lub poprzez kartę zgłoszeniową.
- Uczestnik otrzymuje potwierdzenie o zarejestrowaniu zgłoszenia w systemie.
- Dzień przed szkoleniem uczestnik otrzymuje na wskazany adres e-mail:
- dostęp do webinaru w formie zaproszenia z linkiem
- wskazówki techniczne oraz informacje o szkoleniu
- materiały szkoleniowe w formie elektronicznej
- Uczestnik przed zajęciami loguje się do platformy szkoleniowej poprzez link z zaproszenia.
- Po szkoleniu zostaje wysyłana:
- faktura z terminem płatności do 14 dni po szkoleniu
- certyfikat uczestnictwa emailem (na życzenie pocztą tradycyjna) po zakończonych zajęciach
Certyfikat uczestnictwa w szkoleniu
Każdy uczestnik otrzyma imienny certyfikat po szkoleniu.
Certyfikat uczestnictwa zawiera:
- Ilość godzin szkolenia
- Imię i nazwisko uczestnika
- Datę szkolenia
- Temat szkolenia
- Numer certyfikatu
Każdy uczestnik otrzymuje certyfikat po zrealizowanym szkoleniu
Grażyna Marszałek
Wykład ciekawy, podstawowe informacje uzyskałam. Troszkę za szybko zmiana slajdów nie mogłam przeczytać co się znajduje w treści. Wykładowca bardzo kompetentny zrozumiale i treściwie przekazuje informacje. Bardzo komunikatywna i cierpliwa osoba. Dziękuję serdecznie za odpowiedzi.
Magdalena Drożdż
Wiceprzewodnicząca Zarządu
Szkolenie bardzo pomocne, zdobyta wiedza będzie niezwykle cenna w naszej pracy. Pani Kalina podczas szkolenia odpowiadała na nasze pytania dzięki temu rozwiała nasze wątpliwości.
Małgorzata Maniak
specjalista ds kadr i płac
Szkolenie merytoryczne, prowadzenie szkolenia w sposób profesjonalny, jestem bardzo zadowolona
Beata Kostrzewa
Specjalista ds.kadr
Przekaz merytoryczny bardzo dobry, przystępny sposób przekazu. Sposób prowadzenia szkolenia bardzo mi odpowiadał a przy tym równoległe śledzenie czatu oraz czytanie i odpowiadanie na pytania. Pierwszy raz uczestniczyłam w szkoleniu na Państwa platformie. Pani Kalina Kaczmarek prowadziła szkolenie bardzo profesjonalnie i wykorzystała czas na wszystkie nasze pytania.
ANETA FERDYN
kadrowa
szkolenie prowadzone zrozumiale , profesjonalnie z wyjaśnieniami
Edyta Ścibisz
handlowiec
Pani Kaliny słuchało się bardzo przyjemnie , odpowiadała rzeczowo ,fachowo wiedziała o czym mówi Bardzo chętnie zapisałabym się na kolejne szkolenie prowadzone przez P.Kalinę
Jolanta Pluskota
Prezes Zarządu - Główna Księgowa
Dla mnie SUPER. Ogromna wiedza i bardzo przystępny sposób przekazu. Podziwiam umiejętność prowadzenia szkolenia i równoległego śledzenia czatu oraz czytania i odpowiadania na pytania, co nie wytrącało Pani Kaliny z wątku. Pierwszy raz uczestniczyłam w szkoleniu na Państwa platformie i zaczęłam z "wysokiego C" - z pewnością będę śledzić Państwa propozycje i uczestniczyć w kolejnych wydarzeniach. Moja ocena Pani Kaliny Kaczmarek to: profesjonalna, rzeczowa, merytoryczna, a jednocześnie przystępna, odpowiedziała na wszystkie zadane pytania, to był bardzo dobrze wykorzystany czas.
Jadwiga
księgowa
Szkolenie bardzo merytoryczne,
Mirella Tałaj-Czernych
dyrektor
Szkolenie przeprowadzone w sposób profesjonalny. Język dostosowany do słuchaczy. Wartościowe szkolenie. Dziękuję.
Mirella Tałaj-Czernych
dyrektor
Szkolenie przeprowadzone w sposób profesjonalny. Język dostosowany do słuchaczy. Wartościowe szkolenie. Dziękuję.
Mirella Tałaj-Czernych
dyrektor
Szkolenie przeprowadzone w sposób profesjonalny. Język dostosowany do słuchaczy. Wartościowe szkolenie. Dziękuję.
Iwona Czapczuk
Koordynator
Szkolenie na wysokim poziomie, bardzo dobry przekaz informacji
Ewa Noga
referent
Szkolenie bardzo przydatne, zwłaszcza dla osoby stawiającej pierwsze kroki w równoważnym czasie pracy. Wiedza przekazywana w sposób jasny i klarowny :)
Grażyna Marszałek
dyrektor domu Opieki
Szkolenie ciekawe, poruszane bardzo aktualne i praktyczne tematy. Sposób prowadzenia szkolenia interesujący, zrozumiały oraz kompetentny. Możliwość zadawania pytań wzmacnia zainteresowanie słuchających. Bardzo dziękuję za szkolenie. Miła i dobra atmosfera bez pośpiechu. Będę polecać. Dziękuję
Katarzyna Lasocka
Specjalista ds Kadr i Płac
Bardzo dobrze prowadzony wykład. Logicznie, w prosty sposób ale kompetentnie.
Ekspert prawa pracy z 17-letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo - szkoleniową w zakresie „twardego HR”. W latach 2001-2018 była pr…
Ekspert prawa pracy z 17-letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo - szkoleniową w zakresie „twardego HR”. W latach 2001-2018 była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy - Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku, na stanowiskach inspektora pracy, a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały współpracownik wielu przedsiębiorstw i instytucji.
Zobacz pełny opis
Schowaj pełny opis
Data i godzina szkolenia
- Online
- 23 kwietnia 2025 r.
- 10:00 - 14:00
- 399zł + 23% VAT za uczestnika
Co oferujemy?
- Płatność do 14 dni po szkoleniu
- Imienny certyfikat dla uczestników zawierający informację o ilości godzin szkolenia
- Dostęp do szkolenia online
- 48h dostęp do nagrania po szkoleniu
- Profesjonalnie przygotowane szkolenie
- Możliwość zadawania pytań wykładowcy na chatcie
- Autorskie materiały szkoleniowe
Wioletta Konieczka
Menedżer ds. Szkoleń
Numer telefonu
531 304 098
Data: 23 kwietnia 2025
Godzina: 10:00 - 14:00
Cena: 399zł + 23% VAT