Krok po kroku jak założyć i prowadzić akta osobowe i dokumentację pracowniczą w 2026 roku – wzory dokumentów

1. DOKUMENTY DLA KANDYDATA

• Kwestionariusz osobowy kandydata do pracy – wzór dokumentu

• Klauzula RODO dla kandydata do pracy – wzór dokumentu

• Zakres danych i informacji, których podania można wymagać w takim kwestionariuszu (stanowiska uodo i ministerstwa pracy)

• Zmiana katalogu danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę oraz od pracownika

• Nowy obowiązek oceny przez pracodawców, czy wszystkie z gromadzonych danych konieczne są do celu, jakim jest zatrudnienie osoby na określonym stanowisku

• Zgoda na przetwarzanie innych danych osobowych, brak zgody lub jej wycofanie, a konsekwencje dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika

• Informowanie kandydatów do pracy i pracowników o przetwarzaniu ich danych osobowych

• Skierowania na badania wstępne – wzór dokumentu

• Kiedy kierujemy kandydata na badania profilaktyczne wstępne przed czy po podpisaniu umowy o pracę

• Szkolenie wstępne ogólne bhp a podpisanie umowy, kiedy należy je przeprowadzić

• Kiedy  można przyjąć do pracy pracownika bez przeprowadzania wstępnych badań profilaktycznych – rodzaj i postać dokumentów jakie należy w związku z tym zgromadzić

1. DOKUMENTY DOTYCZĄCE PRZEBIEGU ZATRUDNIENIA

• Zakres danych, których pracodawca może żądać na potrzeby realizowania stosunku pracy z uwzględnieniem:

• Jakie dane może zawierać kwestionariusz danych osobowych pracownika

• Kwestionariusz /oświadczenia pracownika zgodnie z RODO – wzór dokumentu

• Poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo (stanowisko mrpips i uodo)

• Umowa o pracę na okres próbny - wzór

• Umowa o pracę na czas określony - wzór

• Umowa o pracę na czas nieokreślony – wzór

• Umowa o pracę na zastępstwo - wzór

• Porozumienie zmieniające do umowy o pracę- wzór

• Wypowiedzenie warunków umowy o pracę – wzór

• Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron - wzór

• Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem - wzór

• Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia – dyscyplinarnie - wzór

• Rozwiązanie umowy o pracę w trybie art. 53 Kodeksu pracy – długa choroba - wzór

• Czy pracodawca może przetwarzać wizerunek pracownika

• Wyrażanie zgody na przetwarzanie danych przez pracownika na podstawie oświadczenia – wzór dokumentu

• Akta osobowe – forma prowadzenia papierowa czy elektroniczna

• Kiedy pracodawca wydaje kopię dokumentacji a kiedy oryginały?

• Terminy ustawowe odbioru dokumentacji pracowniczej

• Kiedy należy uzupełnić akta osobowe o dodatkową część E

• Czy jest obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej świadczenia pracy zdalnej w aktach osobowych?

• Czy dokumenty płacowe przechowujemy w aktach osobowych?

• Dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich, w tym zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników

• Do której części akt osobowych wkładamy świadectwa pracy dostarczone przez pracownika a nie kandydata?

• Wniosek o wyrażenie lub nie wyrażenie zgody na pracę w godzinach nadliczbowych osób wychowujących dziecko do 4 lub 8 roku życia w aktach czy pod ewidencją czasu pracy

• Zasady przechowywania kar porządkowych wraz z dokumentacją, w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany więcej niż jedną karą porządkową w roku nienagannej pracy

• Jakie dokumenty należy przechowywać w części E?

• Jak długo przechowujemy dokumentację w części E

• Pozostała dokumentacja pracownicza

• Wnioski urlopowe - gdzie je przechowywać?

• Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego dla pełnoetatowa i niepełnoetatowca

• Zasady udzielania urlopu dodatkowego

• Jakie elementy musi zawierać ewidencja czasu pracy?

• Jakie dokumenty przechowujemy pod ewidencją czasu pracy?

• Czy wszyscy pracownicy powinni otrzymać informację do warunków zatrudnienia w nowej wersji?

• Urlop opiekuńczy -  zasady udzielania urlopu opiekuńczego, gdzie przechowujemy wnioski, zasady udzielania urlopu pracownikowi

• Zasady i forma udzielania dni wolnych w związku z siłą wyższą. Czy pracodawca może odmówić udzielenia dni wolnych. Termin udzielenia dni wolnych

1. DOKUMENTY PRZY USTANIU STOSUNKU PRACY

• Jaką dokumentację należy przechowywać w aktach osobowych w związku z ustaniem zatrudnienia pracownika?

• Dokumenty gromadzone w związku z obowiązkiem wydania świadectwa pracy (wnioski o sprostowanie świadectwa pracy, wnioski o uzupełnienie świadectwa pracy, potwierdzenie wysłania świadectwa pracy pocztą)

• Gdzie przechowujemy informację dotyczącą długości przechowywania akt osobowych pracownika po ustaniu stosunku pracy?

• Czy jest obowiązek przechowywania informacji dotyczącej niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pomiędzy rozwiązaniem a nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracodawcą?

• Świadectwo pracy po nowelizacji przepisów – wzór

• Kiedy należy pracownikowi wystawić świadectwo pracy?

• Co powinno zawierać świadectwo pracy?

• Zasady prostowania świadectwa pracy (m.in. zasady postępowania z kopią nowego i kopią starego świadectwa pracy, dokumenty tworzone w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy)

• Porozumienie urlopowe – art. 171 § 3 Kodeksu pracy – wzór 

• Czy można pracownikowi w trakcie zatrudnienia wypłacić ekwiwalent za urlop?

• Świadectwo pracy – wzór

• Informacja do świadectwa pracy o okresie przechowywania dokumentacji – wzór

1. POZOSTAŁE DOKUMENTY 

• Potwierdzenie zapoznania z dokumentacją wewnątrzzakładową - wzór

• Potwierdzenie zapoznania z oceną ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną przeze mnie pracą oraz zasadami ochrony przed zagrożeniami - wzór

• Potwierdzenie zapoznania z udostępnionym tekstem przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu - wzór

• Potwierdzenie zapoznania z możliwością zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy oraz o wolnych stanowiskach pracy oraz możliwości awansu - wzór

• Informacja z art. 29 § 3 Kodeksu pracy - wzór

• Informacja o zamiarze – braku zamiaru korzystania z uprawnień rodzicielskich - wzór

• Wniosek o wyjście prywatne - wzór

• Wniosek o wolne z powodu siły wyższej - wzór

• Wniosek o urlop opiekuńczy - wzór

• Wniosek o udzielenie dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w innym dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy - wzór

• Wniosek o okazjonalną pracę zdalną - wzór